發送的郵件被退件的原因有很多。常見的原因有「收件人信箱容量已滿」、「收件端伺服器暫停服務」、「郵件內容被拒絕」等。退件又可區分為「軟退件」及「硬退件」。

軟退件：收件端暫時性問題的退件，系統會標示為軟退件。之後電子報還是有可能發送到這些電子信箱。軟退件的可能原因包括「電子信箱空間已滿」、「主機連線數量已達上限」、「收件端暫時性問題」以及「不在辦公室的自動回覆」等等。

硬退件：收件端永久性問題的退件，系統會標示為硬退件。之後發送電子報到這些信箱的成功機率比較小。硬退件的可能原因包括「找不到電子信箱」、「未知的使用者」、「電子信箱已停止使用」、「錯誤的域名」。Benchmark 建議您清理這些電子信箱，改善之後的電子報發送績效。

同一個聯絡人如果連續三次遭到硬退件，Benchmark 會自動將該聯絡人歸類在「確認退件」。系統會將「確認退件」的聯絡人從有效的聯絡人名單中移除，不再發送郵件給他們。若聯絡人連續兩次被硬退件，卻在第三次開啟郵件，系統會將此聯絡人退件數字歸零。如此一來，該聯絡人會保留在有效名單內，而不會被標記為「確認退件」。系統會在聯絡人名單內單獨列出一組「確認退件」名單。