El primer error es no tener un tema completo. El segundo error es tener una línea de asunto perezosa. Las líneas de asunto no deben ser sólo sobre el tema; deberían ser acerca de la acción y entonces el sujeto puede llevarla acabo.  Así, por ejemplo, si va a enviar más de un documento para revisar, su línea de asunto debe decir algo así… “Para  revisión: Proyecto ABC.” Incluir la acción (para revisión), seguido por el título (proyecto ABC) del proyecto.

Nos hemos vuelto tan dependientes de la comunicación por correo electrónico que la mayoría de nosotros ahora dependen del correo electrónico para comunicar todo. Aunque el correo electrónico es una excelente forma de bucle en el que varias personas pueden expresarse y tener un registro digital de esa comunicación, a veces depender exclusivamente del correo electrónico es una desventaja. Al tratar con los clientes, prospectos o incluso colegas,  a veces es mejor comunicarse por vía telefónica o tener una conversación cara a cara tomando un café.  La capacidad de descifrar cuando es apropiado moverse a los correos electrónicos ​​es una habilidad que se aprende – pero es una tarea fácil de adoptar. Si se puede decir que la otra persona no ha comprendido plenamente lo que usted está diciendo, si están mostrando signos de frustración, o incluso si la conversación está tomando mucho más tiempo de lo debido, entonces es el momento de pasar a otra forma de la comunicación más personal.

La gente le gusta hacer negocios con aquellos que tienen personalidades similares. Dicho esto, si el lector es el tipo sombrío, entonces sus correos electrónicos también deben reflejar un tono sombrío.  Si a su cliente le encantan las caras felices en sus correos electrónicos, adelante usted debe hacer lo mismo. La comunicación por correo electrónico con éxito implica compartir la suficiente personalidad en los correos electrónicos sin llegar a ser poco profesional. Parte de ese arte requiere que usted sea capaz de igualar el tono y el contexto de su público. Puesto que la comunicación de correo electrónico no incluye ningún efecto que nos gustaría encontrar con el tono de la voz, el lenguaje corporal y las expresiones faciales, es muy importante ser capaz de aprender cómo comunicar esas cosas a través del correo electrónico.

Los correos electrónicos fueron creados para una comunicación rápida y eficiente. Sin embargo, ese propósito se pierde cuando los correos electrónicos se leen como publicaciones de diario.  Su lector no debe tomar mucho tiempo para leer y descubrir sus mensaje.  Como regla general, sea preciso. Dígale al lector lo que usted les está enviando en el correo electrónico y qué acción desea que realicen. Que sea una prioridad para mantener correos electrónicos breves y objetivos. Subraye o escriba en negrita la acción que desea que realicen o las fechas específicas que usted necesita que se muevan para que tengan en mente cuando deben hacerlo. Cuanto más fácil lo hace por los demás, más éxito tendrá en sus comunicaciones por correo electrónico.