Sem sombra de dúvidas, a questão mais difícil sobre marketing de eventos é a realidade. Apesar dos melhores esforços com planejamento, o dia do evento significa encarar milhares de pessoas – enquanto verifica se todos os pingos estão nos Is. Para quem já trabalhou em eventos antes, você sabe que a Lei de Murphy está à espreita, esperando pelo melhor momento para atacar. O que provavelmente dará errado, irá dar errado. Claro, enquanto você faz o seu melhor para evitar que a lei de Murphy aja no seu evento, é interessante aprender como corrigir qualquer problema que poder vir a ocorrer durante o seu evento.

Definindo o problema

Você irá garantir um bom público se você fizer parte de uma grande organização responsável pelo marketing do evento. Esse costuma ser um problema para as pequenas empresas, especialmente aquelas que patrocinam eventos privados – geralmente por terem poucas conexões ou ficarem muito confiantes com o planejamento.

A arte de falar levianamente e as conexões

O primeiro motivo para a baixa taxa de participação é que você não tem as conexões que acha que tem. Enviar convites é relativamente sem sentido se esses convites não tiverem como base um relacionamento criado ou com algum valor oferecido aos participantes.

Em um artigo do PlanYourMeetings.com (site americano), chamado “Desistências? Por favor, não diga isso”, de Mary Crogan, oferece três perguntas estratégicas para ajudar a reduzir as taxas de desistências. Crogan recomenda que o objetivo do evento seja determinado no momento do planejamento: “Cada evento deve ter um objetivo estratégico, seja apresentar novos membros, arrecadar fundos ou firmar conexões, por exemplo. Ao estabelecer o objetivo, sua equipe vai entender melhor como seus esforços vão contribuir para o evento e é bem provável que seus participantes dirão sim para o seu convite. ”

Uma nota que vale a pena comentar, Crogan também aconselha os planejadores a verificar o calendário para evitar que seu evento bata de frente com outro já marcado. Excelente conselho.

Você também pode curar o problema ao agir proativamente. Designe alguém do seu departamento de marketing com personalidade magnética cujo trabalho inclui engajamento com o cliente. Eles deve entender suas funções em criar conversas importantes e construir relacionamentos com os formadores de opinião. Dessa maneira, os convites para essa parcela do seu público terão mais chance de serem aceitos. Os gerentes de evento também vão querer fazer alianças estratégicas e parcerias. Dessa forma, todo mundo sai ganhando.

Planejamento de evento anda lado a lado com o marketing de eventos

A segunda razão para que a taxa de participação é porque você fez um péssimo trabalho planejando/enviando convites – que é uma tarefa geralmente ignorada pelos planejadores novatos. O planejamento mais confiante decorre de uma crença socialmente primitiva que simplesmente ter um evento é o suficiente para atrair clientes. O planejamento de um evento não é sobre ‘crie e eles virão’. É sobre dizer para todo mundo que você já criou e eles devem saber que está pronto. É por isso que o marketing de eventos é tão importante. Uma vez que você planejou o evento, o próximo passo é espalhar a notícia.

Não se trata de uma única tarefa de marketing. Você não pode mandar um convite pelas redes sociais e rezar por engajamento. Você tem que criar uma nova estratégia de marketing, justamente onde muitas empresas falham miseravelmente.

Cindy Delaney concordaria. A presidente da Delany Meetings and Events, Cindy acredita que: “o desafio com as redes sociais é ter sucesso e alguém precise cuidar disso o tempo inteiro. ” Notando que a maioria das pessoas não quer pagar por isso.

eu recomendo ter ambos, tanto o convite impresso quando o convite virtual. Os méritos da versão impressa conseguem ser mais lembrada e a versão digital é mais conveniente, considerando que as pessoas passam a maior parte do tempo na rede. Por exemplo, eu levo muito mais em conta um convite impresso, mas estou mais propensa a me engajar mais através de uma landing page.

Ainda existe muito a ser feito no campo de planejamento de evento do que simplesmente uma landing page ou um email para correspondência. Parafraseando Crogan, você pode “ir além com a informação de eventos e usar as redes sociais para conhecer o seu público, apresentar o evento aos participantes”. Em outras palavras você deve criar uma conversa pré-eventos ao (como Crogan sugere):

• Iniciar discussões incluindo os palestrantes
• Oferecer amostras das atividades do evento.
• Criar uma #hashtag no Twitter e usá-la sempre que falar do evento.
• Criar um lugar no site onde os seus seguidores nas redes sociais possam se atualizar.

Claro que planejar um evento envolve logísticas, mas também envolve um entendimento do seu público alvo e as necessidades deles. O sucesso depende de ambos os aspectos do planejamento do evento – embora isso ainda não garante o sucesso completo. Ao planejar sua estratégia de marketing do evento, é prudente ter um plano para saber como você pode se recuperar de um problema. A capacidade de se recuperar será a diferença entre um evento falho e um resistente. Ao examinar um evento, leve em conta os seguintes pontos: (1) o seu evento contra a de seu concorrente, junto com (2), opiniões dos especialistas e dos consumidores sobre o seu evento. Estas são duas medidas que devem ser consideradas, mesmo quando você tem sucesso do evento.

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